2 EL ARTE DE DIRIGIR
El supervisor en su acción de dirigir, debe ser orientador y vigilante del trabajo o actividad que realizan los demás, de tal modo que solo se irradie en un buen deseo de hacer en los empleados. Debe preocuparse por desarrollar en ellos, la confianza y el sentido de responsabilidad.
2.1 Generalidades
Dirigir es la tercera etapa del proceso administrativo. Quiere decir, emitir instrucciones, asignaciones, órdenes, guiar y vigilar a los empleados. Es construir una fuerza de trabajo efectiva, y motivar a cada empleado en pos de conseguir los objetivos deseados.
Por tanto en el
arte de dirigir intervienen tres momentos básicos:
- Asignar el trabajo y guiar
al empleado para que alcance el
objetivo establecido.
- Comunicar al
empleado lo que
tiene que hacer, como y cuando.
- Impartir
órdenes e instrucciones.
Cuando un supervisor asigna trabajo a un empleado lo hace confiado en sus capacidades, habilidades y buena voluntad. Normalmente, los supervisores solo realizan personalmente aquellos trabajos que no quieren o no se atreven a confiar a sus colaboradores.
2.2 El mando
y los estilos de dirección
Los estilos de dirección juegan un papel fundamental en el ambiente de trabajo de la
empresa, ya que estos contribuyen en la conformación de la cultura organizacional.
Hasta recientemente, los estilos de dirección estuvieron divididos mas o menos de manera
diametral
entre
el estilo autocrático y el democrático. El
aumento de
la competitividad dentro de las empresas mas activas ha puesto de manifiesto que la
capacidad del supervisor en una
empresa para atraer, desarrollar y retener a su personal constituye una de las claves que hacen la diferencia en la consecución de
los
resultados del
negocio.
2.2.1 El estilo autocrático
Aquí, el directivo es el jefe. Tiempos atrás, muchos directivos eran seleccionados gracias a sus credenciales militares a considerarse que podían llevar la estructura y disciplina a la empresa y por lo tanto promover la estandarización en el servicio gracias a reglas claras y procesos disciplinados. Bastante simple: uno se mantiene en su línea y obedece las órdenes. Ciertamente, algo de estructura y disciplina es esencial para la supervivencia del negocio pero, en los ambientes comerciales cada vez mas demandantes y diversos como los de hoy día, no todo el mundo responde a este enfoque y por tanto valores como la creatividad, facilitación y flexibilidad son los que están prevaleciendo. La habilidad para cambiar es una característica muy apreciada en la empresa moderna.
2.2.2 El estilo democrático
En el lado opuesto al espectro, muchos directivos abogan por la modernización y democratización de los negocios. Palabras como apoderamiento (empowerment) vinieron a popularizarse y al personal se le motivo para asumir sus responsabilidades y sentir que cuentan para la empresa.
Sin embargo, un elemento no considerado en este enfoque liberal hacia el desarrollo humano lo
constituye el hecho de que muchos individuos no han sido preparados para recibir
el apoderamiento.
No
han
sido
entrenados,
sus
propios
estilos
de liderazgo no se han desarrollado
y, aunque parezca doloroso, algunas personas a
veces profieren que se les diga lo que den hacer. ¿Qué hacer frente a este dilema?
2.2.3 Estilos efectivos para diferentes situaciones
La dirección moderna implica el desarrollo de la habilidad para utilizar un estilo de dirección adecuado a la situación específica que se enfrenta en cada momento. Algunos estilos, por ejemplo, se enfocan más en la persona, mientras que otros
tienden a enfocarse en un proyecto o producto/servicio. El estilo de dirección que se
escoja
dependerá
de las
habilidades y formación del personal, los recursos
disponibles (como lo son tiempo y dinero), los resultados deseados y, por supuesto, la tarea que se tiene por delante.
El supervisor puede seleccionar el estilo de dirección que mejor funciones para cada situación especifica. Por esto se dice que la manera de ejercer la dirección se ha personalizado, si se toma en cuenta las cambiantes situaciones que debe enfrentar el
supervisor
a cada momento. Sin embargo, dirigir
sin un estilo especifico predominante guiado
tan solo
por
un
determinado
conjunto de
circunstancias y
valores puede
general
una dirección inefectiva
y
mas
aun, puede
conducir a que se cometan costosos errores.
El objetivo de una dirección efectiva consiste en garantizar que el personal se sienta
auto
motivado a dar lo mejor de si en cada situación, en cada circunstancia que ha de
enfrentar en su puesto de trabajo.
2.2.3.1 El estilo participativo
El supervisor siempre debe tomarse el tiempo necesario para explicar a la persona los detalles de la tarea y el porque su papel es importante. Ha de proveerse la información que sea necesaria sobre la tarea y sobre su relevancia. Esto le da un sentido de valor y, de seguro, lo motivara par hacerse dueño de su parte del proyecto. El supervisor debe poner lo mejor de si para asegurarse de que los empleados comprenden bien sus tareas. Ha de formular preguntas que podrían parecer obvias; las preguntas por si solo constituirán un importante refuerzo para que el (la) empleado (a) pueda comprender en detalle su trabajo.
Si las áreas
están especializadas
o
divididas
en grupos, ha
de coordinarse la contribución de cada grupo de manera tal que todos/as entiendan como encaja cada
cual. El supervisor debe cultivar la manera
de esforzarse
para
minimizar los
obstáculos y las dificultades que puedan surgir en cada momento. Debe hacer notar
al personal que existe satisfacción por aclarar dudas y malos entendidos así, cuando surja un problema, el supervisor
será informado de manera oportuna.
El supervisor debe reforzar no solo el trabajo bien hecho, sino también la motivación
por hacerlo.
Esto
hace
que
se
mantenga un ambiente positivo y hace saber
al
personal que se tiene fe in los esfuerzos realizados.
2.2.3.2 El estilo directivo
Algunas circunstancias demandan un estilo directivo o asertivo de gestión. A veces existen fechas de entregas muy rígidas, o un proyecto que involucra muchos empleados y requiere una firme centralización o un enfoque directo de arriba abajo. Aquí, el supervisor responde cinco preguntas para los empleados: ¿que? ¿Donde?
¿Como? ¿Por que? ¿Cuando? Ha de darles a conocer lo que necesiten hacer, como hacerlo y cuando deben terminar.
Este estilo aparenta frió e impersonal, pero el supervisor aun tiene la oportunidad de ser un agente motivante y accesible. Por ejemplo, cuando se asignen roles y responsabilidades al personal, también deben suministrarse las correspondientes orientaciones y compartirse las experiencias con proyectos anteriores similares.
Al utilizar este estilo, el supervisor no debe temer establecer claramente un conjunto de estándares específicos y expectativas o resultados a lograr. La comunicación, sin embargo, debe orientarse al detalle, sin ambigüedades, y libres de malas intenciones.
Deben también establecerse metas a corto plazo como, “tu meta debe ser completar tres reportes por día.”
En adición a esto, el supervisor debe estar dispuesto y capaz para tomar dediciones rápidamente. A mitad de una tarea, por ejemplo, puede ordenarse a alguien que deje de hacer algo y se concentre en otra cosa. Por esto debe darse a conocer a la persona que esto puede suceder; esto le ayudara a efectuar la transición con suavidad. Es importante no perder de vista el uso de refuerzos para reconocer el trabajo bien hecho.
2.2.3.3 Estilo orientado al trabajo en equipo
Cuando se desea amarrar un proyecto y optimizar un proceso que haga factible llevar a término ese proyecto, dirigir orientado al trabajo en equipo es el estilo que mejor funciona. Cuando se motiva a personas a juntar sus conocimientos y aunar esfuerzos, los resultados pueden exceder las expectativas. Más aun, los equipos pueden manejar problemas con mayor efectividad que lo que puede manejar un supervisor si se propusiera enfrentarlos por su cuenta.
Sin embargo no puede perderse de vista que el trabajo efectivo de equipo depende de la coordinación de esfuerzos, así como de habilidades para construir una sólida comunicación. Los reportes deben ser claros y concisos. Las presentaciones deben dar por resultado una información
que no deja nada sin responder. Comprender la
logística es también un
aspecto crítico. Tal vez lo más importante sin embargo, es la disposición del supervisor de dar el crédito al equipo por sus logros e independencia, en lugar
de
atribuirse este éxito para si
A la hora de hacer las evaluaciones de lugar, debe reconocerse a aquellos que fueron capaces de colaborar y mantener un espíritu de equipo, especialmente en momentos de presión.