2.3 Las instrucciones de trabajo
Siendo la dirección una función básica que permite al supervisor iniciar, detener o modificar actividades,
es esencial
que
este
familiarizado con
las características
básicas que definen una buena instrucción.
RACIONALIDAD
La primera característica esencial
de una buena instrucción es
que
esta deber
razonable. Esto quiere decir, que no se deben emitir instrucciones que requieran actividades que físicamente no se puedan llevar a cabo o que puedan ser peligrosas para la persona que trata de hacerlas.
Lo que define si una orden o instrucción es razonable o buena, es que esta pueda ser
llevada a cabo por el empleado al
que se le asigne.
COMPRENSIBILIDAD
Un segundo requerimiento que tiene la dirección, es que las instrucciones deben ser
entendibles por el
empleado.
Esto
necesariamente
plantea
lo
importante
de la comunicación efectiva para lograr una buena función de dirección. El supervisor debe asegurarse de que el empleado entienda la instrucción, hablando en términos y
palabras que son familiares al empleado, y usando la técnica de retroalimentación.
Las instrucciones deben ser claras pero no necesariamente largas. Lo que es claro y
completo para el supervisor por siempre es claro y completo para el empleado. No se
puede esperar que el empleado pueda llevar
a cabo una instrucción si
no
la entiende
TONO Y LENGUAJE
El tono y el lenguaje para emitir instrucciones afectan significativamente la aceptación y la actuación
de los empleados. Un tono cortes, considerado, es mas fácil que
estimule el deseo y la aceptación
entusiasta por parte del empleado.
El supervisor efectivo rara vez usa el término “orden” sino que lusa términos tales como: asignación, solicitud, sugerencia o directriz.
COMPATIBILIDAD CON
LOS
OBJETIVOS
Una buena orden o instrucción debe ser compatible con los propósitos y objetivos de
la empresa. Si
una instrucción no parece estar alineada con los objetivos de la empresa, el empleado puede estar renuente a efectuar esta petición adecuadamente
o puede no ejecutarla del todo.
Por ejemplo, un supervisor puede ordenar que se detenga el trabajo en un proyecto en particular, aunque le habría dicho a un empleado que esta tarea era de máxima prioridad. Este cambio puede ser necesario por una escasez de materiales, cambios en la alta gerencia, o cualquier otro factor, pero para los empleados que trabajan en el proyecto, esta nueva directriz de detener los trabajos es confusa y conflictiva.
Cuando se emiten órdenes o instrucciones que pueden parecer a los empleados que
están en conflicto con los objetivos organizacionales, el supervisor debe explicar por
que es necesaria tal acción.
EL ELEMENTO TIEMPO
Una buena instrucción o directriz debe especificar el límite del tiempo dentro del cual las actividades deben llevarse a cabo y ser completadas.
Donde el factor tiempo no se establezca claramente, el supervisor y el empleado deben entender que esta asignación se debe llevar a cabo dentro de un plazo razonable de tiempo. Lo que sea razonable depende de las circunstancias de la situación.
Las anteriores son algunas de las características principales que definen una buena
orden o instrucción
por parte del
supervisor.
En vista
de que la actuación
del empleado depende en un
alto grado de la calidad de la dirección supervisora, los
supervisores deben dirigir de acuerdo a estas características esenciales.
En resumen, al emitir una instrucción de trabajo el supervisor
debe:
- Estar seguro de que puede cumplirse,
- Destacar
la importancia de lo que se pide hacer,
- Exponer claramente lo que se trata de lograr, y el detalle de cómo habrá que hacerlo, de acuerdo con la capacidad y experiencia de la persona a quien demos la orden,
- Asegurarse de que haya sido entendida
- Decir
quien controlara el
cumplimiento de la orden y como.