2.4 Elementos de la función
dirigir
Dentro de la función administrativa de dirigir, se identifican 7 sub funciones: a) De personal,
b) Entrenar, c) Supervisar,
d) Delegar,
e) Motivar,
f) aconsejar, y g)
Coordinar.
LA FUNCION DE PERSONAL
Para el
supervisor cumplir
con
la función de personal
tendrá que:
- Determinar
las
necesidades de personal en el departamento.
- Definir los requerimientos de los puestos que componen su área de trabajo
- Reclutar
tanto interna como externamente.
- Seleccionar
el candidato que mas se acomode a los requerimientos del
puesto.
LA FUNCION DE ENTRENAR
En el pasado los supervisores creían que el entrenamiento de sus empleados no era su responsabilidad. Hoy día, la mayoría de los supervisores entienden, que es de su total responsabilidad velar por el
entrenamiento y desarrollo del personal a su cargo.
Para cumplir
con
la función de entrenar, el supervisor
deberá:
- Dar
orientación a todos los nuevos empleados
- Planear y dirigir un entrenamiento programado para enseñar
sobre como realizar el
trabajo
- Hacer/contribuir con el levantamiento de necesidades de entrenamiento.
- Planear y/o dirigir entrenamiento de reemplazo
y de perfeccionamiento
- Guiar a su personal al propio auto desarrollo
LA FUNCION DE SUPERVISAR
Es instruir, guiar y disciplinar a los empleados día a día, según se requiera, para
cumplir con sus deberes y responsabilidades
Para el
cumplimiento de esta función el supervisor
tendrá que:
- supervisar a cada uno de los empleados sobre la base de lo que pueden hacer, los que les gusta hacer
y lo
que realmente hacen.
- Reconocer cuando esta bajo presión cualquiera de los empleados.
- Tomar
la acción disciplinaria apropiada y justa ante el
grupo de empleados.
- Supervisa a los empleados de acuerdo con sus diferencias individuales.
LA FUNCION DE DELEGAR
Es asignar trabajo responsabilidad
y
autoridad, en
tal forma que los
empleados puedan dar el
máximo en el uso de sus habilidades.
Para esta función, el supervisor
tiene que:
- Desarrollar
y aplicar la estructura orgánica
de
su área de trabajo
- Evitar tomar
decisiones de rutina.
- Permitir que sus colaboradores claves participen en las reuniones que se tengan
con
los directivos de alto nivel.
- Evitar la sobre delegación
- Obtener
recomendaciones espontáneas por
los resultados que por
los
métodos.
LA FUNCION MOTIVAR
Motivar es estimular a los empleados a actuar satisfactoriamente o apegado a sus necesidades.
Al desplegar
esta función el supervisor:
- Ayuda a que su gente logre mas cosas
- Da al personal el reconocimiento merecido
- Ayuda a hacer interesante el trabajo del personal
- Da responsabilidad a sus empleados
- Ayuda a su gente a crecer y a avanzar
- Procura eliminar factores negativos en áreas, tales como la remuneración y las
condiciones de trabajo.
- Ayuda a cada uno de sus empleados a definir y obtener lo que cada uno espera de
su cargo.
LA FUNCION ACONSEJAR
La consejería consiste en sostener una discusión
privada con un empleado acerca de cómo podría realizar mejor trabajo, solucionar un problema personal o alcanzar sus ambiciones en la empresa.
Son prerrogativas de la consejería:
- Iniciar o aceptar con agrado las entrevistas
de consejería
- Presentar los
hechos u opiniones que definen el
problema,
o
invitar
a
que
el empleado lo exprese.
- Expresar
su comprensión acerca de lo que el piensa o siente
- Preguntar cuales siente que sean los cursos alternativos de acción y luego, los
resultados probables de cada uno de ellos.
- Ayudar a que el empleado decida que hará y cuando para resolver su problema
- Seguir de cerca al empleado en las acciones que dijo que
tomaría
- Ayudar a cada empleado a que resuelva sus propios problemas.
LA FUNCION DE COORDINAR
Coordinar
es velar
porque las
actividades se lleven
a
cabo en
relación
con su importancia y con el mínimo de conflicto.
Para el
supervisor coordinar es un arte que implica:
- Estimular a los empleados a cooperar con otros individuos o grupos dentro de la empresa.
- Facilitar que sus empleados puedan trabajar con especialidad.
- Responsabilizar a su gente por la obtención de resultados tanto a corto como a largo plazo.
- Asegurarse de que su gente sepa que hacer cuando ocurran cambios previstos e
imprevistos.
- Ayudar a que la gente integre
sus actividades con las de otr4os que resulten afectados.
Coordinar
significa
sumar,
unificar esfuerzos para lograr
eficazmente
un objetivo
común, manteniendo un buen equilibrio entre las partes integradas.
Al coordinar se armonizan los esfuerzos, canalizándolos en una misma dirección y
sentido.
El propósito de la coordinación es lograr el objetivo establecido, con la máxima economía de recursos.
En el fondo, si se admite que existe buen espíritu de cooperación, las dificultades de coordinación quedan reducidas a garantizar una comunicación fácil y permanente de los empleados entre si y
con su jefe.
Un grupo no podrá coordinar sus actividades si:
- Cada miembro desconoce lo que
están haciendo los demás.
- Los miembros desconocen el
objetivo global que se pretende alcanzar.
Una buena coordinación se dificulta cuando:
- Falta voluntad de cooperación
- Falta información sobre lo que hacen los demás.
- Falta información sobre el objetivo a alcanzar.
- Falta un plan pre establecido.
Así pues, en el fondo para fomentar la coordinación hay que tomar el hábito de informar
y conseguir que la gente se mantenga informada.
Cuando el supervisor lograr tener una buena coordinación, obtiene las siguientes ventajas:
- Evita solapamientos y duplicidad en sus equipos de trabajo.
- Fomenta el
sentimiento de pertenecer a un equipo
- Mejor
comprensión de los problemas de los demás
- Mayor
satisfacción en el
lugar de trabajo
- Economía de tiempo, esfuerzo y dinero